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従業員を採用したら必ず用意すべき帳簿

「人を雇用する中小企業の経営者様」に知ってただきたい労働・社会保険法に関する情報を、ブログでお伝えしています。

「あなたの、はた「楽」をサポート」、おひさま社会保険労務士事務所代表の篠田 恭子です。

 

従業員を1人でも採用すると、労働者の管理が必要になり、事業主にとっては、「やらなくてはいけないこと」がぐんと増えることになります。

労働保険・社会保険への加入手続き、労働時間の管理、給与の支払い、給与からの税・社会保険料の天引き、年末調整などなど・・・

このような手続きや事務処理のお手伝いさせていただくのが私たち、社会保険労務士(税に関しては税理士さん)の仕事になります。

さて、いろいろお伝えしたいことがあるのですが、最初に1番肝心なこととして、まずは労務管理の「基本のき」。

 

そろえていただきたい帳簿が3つあることをお話したいと思います。

「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の合わせて3つです。

3つあるので、よく「法定3帳簿」と呼ばれています。

 

根拠条文ですが、労働者名簿と賃金台帳は、労働基準法の107条と108条に記載があります。

労働基準法 第107条 労働者名簿

  1. 使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
  2. 前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。

 

労働者の氏名、生年月日、履歴以外に記載が必要な項目は労働基準法施行規則に記載されています。

労働基準法施行規則 第53条

  1. 性別
  2. 住所
  3. 従事する業務種類
  4. 雇入の年月日
  5. 退職の年月日及びその事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)
  6. 死亡の年月日及びその原因

決まった形式はありませんが、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーでダウンロードできる様式はこちら。

労働基準法 第108条 賃金台帳

  1. 使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。

 

具体的に記載が必要な項目は、労働基準法施行規則に記載されています。

労働基準法施行規則 第54条

  1. 氏名
  2. 性別
  3. 賃金計算期間
  4. 労働日数
  5. 労働時間数
  6. 法第33条 若しくは法第36条第1項 の規定によつて労働時間を延長し、若しくは休日に労働させた場合又は午後10時から午前5時(厚生労働大臣が必要であると認める場合には、その定める地域又は期間については午後11時から午前6時)までの間に労働させた場合には、その延長時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数
  7. 基本給、手当その他賃金の種類毎にその額
  8. 法第24条第1項 の規定によつて賃金の一部を控除した場合には、その額

決まった形式はありませんが、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーでダウンロードできる様式はこちら。

出勤簿

労働基準法では、労働時間、休日、深夜業等について規定を設けていることから、使用者は、労働時間を適正に把握するなど労働時間を適切に管理する責務があります。

この賃金台帳の施行規則 第54条にもある通り、労働時間、労働時間数、休日労働時間、深夜労働時間を記入しなければならないということからも、労働時間の把握は必須です。

労働基準法上では、この労働時間の把握を何に記載すべきかというところまでは定められていません。

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

に書かれていますので、ご紹介します

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置

(1) 原則的な方法

・ 使用者が、自ら現認することにより確認すること
・ タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

(2) やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合

① 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
② 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
③ 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること

という内容になっています。

 

最後にもうひとつ、労働基準法の記録の保存について触れたいと思います。

こちらに帳簿の保管期間が定められています。

労働基準法 第109条 記録の保存

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。

労働基準法施行規則 第56条

  • 労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
  • 賃金台帳については、最後の記入をした日
  • 雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
  • 災害補償に関する書類については、災害補償を終った日
  • 賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

「退職したら破棄していい」ではなく、3年間は保存が必要ですので、ご注意ください。

 

従業員を採用したばかりの社長さんからは、

まだ従業員が1人だから自社で大丈夫!

社労士はまだ必要ないと言われることが多いのですが、ひとりだろうが100人だろうが、労務管理が必要になる点は一緒です。

最初から労務管理を通じた職場づくりをしっかりとして、人数が増えたときにもスムーズに対応できるようにされることをおすすめしたいと思います。

しのだ

身近な労務管理アドバイザー、おひさま社会保険労務士事務所を、ぜひご利用ください。

 

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